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神话娱乐EDM推动横琴热电文档管理全面升级

发布时间:2017-09-11  点击:435次

   公司简介   



      国家电投集团珠海横琴热电有限公司(以下简称:横琴热电)位于广东省自由贸易试验区横琴片区,是国家电力投资集团公司全资子公司,于2008年3月注册成立,主要负责横琴岛多联供燃气能源站项目(以下简称“能源站)的开发建设及运营管理工作。

能源站位于横琴自贸区高新产业园内,占地面积约36万平方米。规划建设8台燃气-蒸汽联合循环机组,总投资120亿元。首期建设两台F级(390MW)机组已于2014年11月份相继投产。

能源站是广东省发改委首批核准的天然气热电冷联产项目,引进了美国制造的9F级燃气轮机,并率先引入世界一流的低氮燃烧器。能源站以南海天然气作为燃料,几乎没有烟尘和SO2排放。通过能源的梯度利用,一次能源利用率高达73%。作为横琴自贸区首批四大重点项目之一,是横琴全岛的能源中枢,除向南方电网供电外,还作为澳门电网、横琴大数据中心的重要电源支撑点,并向横琴自贸区集中供热、供冷、供汽、供水。


   文档管理需求   

      近几年,横琴热电快速发展,且随着机组数量的增多,较大程度上增加了设备管理部(负责对公司所有机组及相关设备的维护保养、问题处理、升级改造、技术革新等)对于各机组及设备所有技术文件、档案记录、管理配套文件等资料的管理难度,结合现有管理模式、现状以及公司在设备管理上的新要求,主管领导在新形势下对设备管理部在文档管理上提出了新的要求与希望,主要有以下几点:

     1) 建立统一的资料库,管理各机组及设备的技术文件、档案记录、管理配套文件等电子档文件,方便查找、参考与使用;

     2) 文件、表单的编号能够规范管理,避免出错;

     3) 现有文件资料的版本管理机制不完善,希望系统平台对电子档文件的版本及历史纪录能够有效的管理起来,且电子档与纸质档要相互对应、真实有效,方便查看与追溯;

     4) 参考生产管理的MIS系统,文件、业务的审批转到线上开展,提高效率、及时跟踪查看;

     5) 文件资料的查阅、复制、修改、删除、打印、导出等操作没有更细致的控制手段,且操作行为没有完整记录。


   应用方案解析   


      通过对企业文档管理解决方案的多方论证和咨询之后,国家电投集团珠海横琴热电有限公司选择了神话娱乐有限公司作为合作伙伴,部署了企业级文档管理平台(EDM),实现设备管理部各专业、班组文件资料的规范管理、集中管理、审批流程电子化管理、版本管理权限管理,设备管理专业知识、技术可以逐步沉淀下来,有效应对企业未来在设备管理、技术革新、文档管理等方面面临的挑战。

1.  应用范围

     神话娱乐 EDM (图文档协同管理)系统初期应用主要在设备管理部开展,主要用于各类文件资料电子档案的编号、存储、授权、电子化审批、归档、共享、发布、检索、浏览、变更、回收及废止管理,并针对副总工程师、主任、主任工程师、班组长、班员、安全员等用户的不同,进行电子档案的权限管理。

2.  应用方案及效果

      2.1. 文件分类规范化、文件标准化

      通过神话娱乐EDM系统协助横琴热电对设备管理部各专业、班组的技术文件、档案记录、管理配套文件等进行规范分类,并制定标准的文件模板及编号规则,提升了文件管理的标准化管理水平。


图1:文档模板规范管理


 

图2:文件编号规范管理



图3:文件分类规范管理


      2.2. 建立企业级图文档协同管理平台

      通过神话娱乐EDM系统协助横琴热电建立统一的文档资料协同管理平台,搭建了设备管理部各专业、班组文件夹目录框架,各专业、班组规范管理各类文档资料,实现图文档数据集中、规范管理,方便共享、查找、使用与追溯。

结合企业规范化、标准化管理要求, 在EDM系统内定制了各类文件模板,并建立相应模板及对象分类,便捷地创建各类规范的文件资料,同时也方便检索。



图4:文档集中、规范管理


      2.3. 文档资料权限管理

      神话娱乐EDM系统中协助设备管理部建立了一套细致的权限管理机制,规范管理各部门、专业、各班组用户在系统中对资料的查阅、复制、修改、新建、删除、打印、导出等权限,且实时记录各项操作记录,便于追溯查看。


图5:权限设置


      2.4. 规范各类业务流程,电子化审批、跟踪

      神话娱乐 EDM系统协助横琴热电规范定义各类文件、表单的审批流程,通过电子化的递推方式使任务分配、审核、审批自动进行,将业务信息和具体的文件相关联,从而使企业的业务流程、文件、信息流转更加方便快捷,进一步提高工作效率。



图6:规范审批流程模板



图7:流程及时推送、提醒


图8:流程审批、实时跟踪


      2.5. 文件资料快速查找、使用

      目前,用户可以按条件在EDM系统中快速查找到需要的文档资料,快速查阅、参考、借用,业务效率大大提高。

图9、10:文件资料快速搜索、定位、浏览、打印、借用、复制等


  2.6. 文件版本有效管控

      神话娱乐EDM系统有效管理所有技术文件、档案记录、管理配套文件等电子档资料,文件在修改及变更后会在系统中产生新的版本/版次,即升版,历史版本信息见下图:



图11:文件版本管理


      值得注意的是,在系统中,任何文件只会有一个有效版本,即工作版本,其他版本可以追溯、回看(特定情况下、在权限允许范围内)。

如您想了解更多解决方案及细节,欢迎联系神话娱乐进行咨询,谢谢!

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